Jouw gegevens, in Europa, onder jouw regie

Voor de vrijblijvende scan heb je geen account nodig. Dit gebeurt er:

• Je adres en jaarverbruik gaan naar onze server in Amsterdam. Die haalt de pandgegevens op bij de BAG (Kadaster) en het energielabel bij EP-Online (RVO), rekent de scan uit en stuurt de uitkomst terug.
• We bewaren niets: geen adres, geen verbruik, geen uitkomst. Ook in onze logboeken staat je adres niet.
• Je krijgt geen cookie, en we gebruiken geen analyse- of trackingdiensten.
• We tellen alleen hoe vaak een stap wordt gezet (bezoek, adres ingevuld, scan klaar), per dag en per ingang van de site. Zonder adres, IP-adres of iets anders dat naar jou of je pand wijst. Maak je daarna een account, dan onthouden we bij je organisatie via welke ingang je binnenkwam, alleen voor die tellingen.
• Om misbruik te beperken houden we je IP-adres kort in het werkgeheugen bij (hoeveel zoekopdrachten per minuut). Het wordt niet opgeslagen.
• Openbare pandgegevens uit de BAG houden we korte tijd in het geheugen, zodat dezelfde zoekopdracht sneller gaat. Dat zijn gegevens over het gebouw, niet over jou.

Met een account bewaar je je scans en volgt MeetAct je panden doorlopend: meetdata van je meetbedrijf, meldingen bij afwijkingen, herinneringen voor wettelijke deadlines, een routekaart en een export voor bank, GRESB en VSME. Daarvoor bewaren we:

• Servers in Amsterdam. MeetAct draait bij Scaleway, een Europees bedrijf (Frankrijk), in de regio Amsterdam (nl-ams). Daar staan de server, de database, je bestanden en de back-ups.
• Foto's laten lezen (AI). Kies je bij een installatie Foto maken of in MAT Typeplaatje lezen, dan gaat de foto naar een taalmodel van Mistral AI (Frankrijk), via hun API in de EU. Je browser verkleint de foto eerst en haalt de locatie- en toestelgegevens (EXIF) eruit. Het model leest alleen het typeplaatje; Mistral bewaart de inhoud niet (zero data retention voor ons account) en traint er geen modellen mee. De foto wordt alleen bij de installatie bewaard als jij dat aanvinkt. Per organisatie geldt een daglimiet.
• Vraag het MeetAct (AI). Stel je een vraag over een pand, dan gaan je vraag en de uitkomsten van de scan van dat pand (gebouwgegevens, geen namen of e-mailadressen) naar een taalmodel van Mistral AI (Frankrijk), via hun API in de EU: Mistral Small voor uitleg, Mistral Large voor afwegingen. MeetAct bewaart je vraag en het antwoord niet automatisch; we tellen alleen hoeveel vragen er per dag zijn gesteld. Kies je zelf Opslaan in MeetAct, dan bewaren we een pandrapport met de stand van het pand en het gesprek bij je organisatie, tot je het verwijdert (uiterlijk 90 dagen na het einde van je abonnement). MAT kan zo'n rapport later teruglezen en vergelijken met de nieuwe situatie. Geef je een duim omhoog of omlaag, dan bewaren we alleen dat oordeel, de onderwerpen waarop het antwoord rustte en eventueel de gekozen reden.
• Documenten laten lezen door MAT (AI). Zodra deze functie aan staat, leest MAT de documenten die je bij een installatie uploadt (handleidingen, regelschema's, foto's), zodat je er vragen over kunt stellen. Elk document gaat één keer naar een OCR-model van Mistral AI (Frankrijk), via hun API in de EU; de tekst en tekeningpagina's bewaren we bij het bestand en ze verdwijnen ermee. Bij een vraag gaan alleen de passende stukken mee. Mistral bewaart de inhoud niet en traint er niet mee. De eigenaar kan dit uitzetten met de AI-schakelaar.
• Einstein (alleen Regie). Kies je bij MAT voor Einstein, dan denkt Mistral Large langer na over je vraag. Ook dan gaat alles via de API van Mistral AI in de EU. Mistral gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze niet (zero data retention voor ons account).
• AI uitzetten. Mag je organisatie geen AI gebruiken, bijvoorbeeld door een AI-beleid, dan zet de eigenaar bij Organisatie de AI-functies uit. Dan verdwijnt MAT op alle pagina's, kan niemand in de organisatie nog foto's laten lezen, en weigert onze server elke AI-aanroep. Alles wat MeetAct met regels berekent, en de uitleg bij “Waarom?”, blijft werken.
• Bestanden via MAT. Voeg je in MAT een foto, CSV of pdf toe, dan gaat die naar dezelfde plek als bij Installaties of Meetdata. Een foto wordt eerst in je browser verkleind en zonder locatiegegevens verstuurd; alleen als je “Typeplaatje lezen” kiest, leest het AI-model hem. Niets wordt bewaard zonder jouw klik.
• Vragen over de staat van het pand. Beantwoord je in MAT de vragen over glas, isolatie, verlichting, ventilatie en regeling (Actief en Regie), dan bewaren we je antwoorden pas na “Opslaan” bij het pand. Het oordeel (goed of kan beter) komt uit vaste regels, niet uit AI. Wat er nog ontbreekt bij een pand, bepalen ook vaste regels.
• MAT buiten een pand. Stel je MAT een vraag op een andere pagina, dan gaan je vraag, de naam van de pagina en een overzicht van je panden (adres, pakket, of er een scan en meter is, WEii-klasse en het eerste wettelijke knelpunt) naar het model. Geen namen of e-mailadressen.
• E-mail versturen we via Scaleway Transactional Email in Parijs (Frankrijk), binnen de EU. Daarvoor gebruiken we alleen je e-mailadres en de inhoud van de mail.
• Mail aan MeetAct (zoals support@ en privacy@) komt binnen bij Infomaniak in Zwitserland. Volgens de Europese Commissie beschermt Zwitserland persoonsgegevens op een passend niveau, vergelijkbaar met de EU.
• Lettertypen leveren we vanaf onze eigen server. Je browser maakt geen verbinding met Google.
• Betalingen lopen via Stripe Payments Europe (Ierland). Stripe kan gegevens ook buiten de EU verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Dit is de enige dienst die gegevens buiten Europa kan verwerken. Bij het afrekenen kan Stripe aanbieden je betaalgegevens op te slaan met Link, de snelbetaaloptie van Stripe zelf. Dat is een afspraak tussen jou en Stripe; MeetAct ziet die gegevens niet.

Gegevensbronnen die we raadplegen:

MeetAct gebruikt één cookie: meetact_sessie. Dat krijg je pas als je inlogt, en het zorgt dat je ingelogd blijft. Het is alleen leesbaar voor onze server (HttpOnly), gaat alleen over een beveiligde verbinding en wordt niet naar andere sites gestuurd. Dit is een functioneel cookie; daarvoor is geen toestemming nodig. Er zijn geen analyse-, tracking- of advertentiecookies en geen pixels van derden. Daarom zie je geen cookiemelding.

Daarnaast onthoudt je browser een paar voorkeuren op je eigen apparaat, zoals welke blokken op een pandpagina open staan en of je de intro van MAT al hebt gezien. Die gaan niet naar onze server en je kunt ze wissen via de instellingen van je browser.

• Een koppeling stel je zelf in, met de toegangsgegevens van je meetbedrijf. Zonder koppeling halen we niets op.
• Verwijder je de koppeling in MeetAct (Koppelingen → Verwijderen), dan wissen we het opgeslagen geheim direct en stopt het ophalen van meetdata. Trek je de toegang in bij je meetbedrijf, dan stopt het ophalen ook.
• Meetdata die al is opgehaald, blijft staan tot je de aansluiting, het pand of je account verwijdert.

• Zelf verwijderen. In je portaal (onderaan, Account en gegevens) verwijder je je account. Alles gaat direct weg: panden, scans, meetdata, meldingen, installaties, bestanden en koppelingen. Je abonnement stopt meteen.
• Abonnement beëindigd. We bewaren je gegevens nog 90 dagen, zodat je kunt terugkomen of alles kunt exporteren. Je krijgt een mail op 90, 30, 7 dagen en 1 dag vooraf. Daarna verwijderen we het hele account.
• Gratis account niet gebruikt. Een gratis account zonder panden waarmee 12 maanden niet is ingelogd, verwijderen we.
• Pand verwijderen verwijdert ook de scans, meetdata, installaties en bestanden van dat pand.
• Wat verwijderd is, verdwijnt binnen 30 dagen ook uit de back-ups. Facturen bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.

Voor je accountgegevens (e-mailadres, organisatie, abonnement) is MeetAct verantwoordelijk. Voor wat je in MeetAct zet over je panden, zoals meetdata en installaties, verwerken wij gegevens in opdracht van jouw organisatie. Een verwerkersovereenkomst sturen we op verzoek.

• Grondslag: de overeenkomst met jou (het account), een wettelijke plicht (facturen) en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en het tegengaan van misbruik.
• Je rechten: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Veel regel je zelf in het portaal; de export geeft je gegevens in Excel en CSV. Voor de rest mail je naar privacy@meetact.nl. We reageren binnen een maand.
• Geen verkoop, geen reclame. We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en trainen er geen AI-modellen mee.
• Geen besluiten over jou. De scan is een berekening en een advies. Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen automatisch genomen.
• Datalek: we melden een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten het je zo snel mogelijk weten als het jou raakt.
• Klacht? Neem eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sinds 15 augustus 2026 geldt in Nederland de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van de Europese NIS2-richtlijn. MeetAct is een kleine onderneming en valt zelf niet onder de registratie- en meldplicht. Veel van onze klanten, en hun ketenpartners, moeten wel hun leveranciers beoordelen. Daarom volgen we de maatregelen uit de zorgplicht vrijwillig:

• Scheiding per organisatie in de database zelf: een organisatie kan de gegevens van een andere niet zien, ook niet bij een fout in de software.
• Inloggen zonder wachtwoord, met een eenmalige link. Er zijn geen wachtwoorden die kunnen uitlekken.
• Versleuteling onderweg (https) en bij opslag. Geheimen van koppelingen versleutelen we apart met AES-256.
• Bestanden zijn privé. Ze zijn alleen via MeetAct op te halen, met een controle bij elk verzoek. Uploads controleren we op het echte bestandstype.
• Beheer: tweestapsverificatie voor alle beheeromgevingen, minimale toegang en regelmatige updates van alle onderdelen.
• Continuïteit: dagelijkse back-ups van de database en 30 dagen herstelmogelijkheid voor bestanden, in Amsterdam. Na 30 dagen worden ze overschreven.
• Incidenten: bij een ernstig incident informeren we je binnen 24 uur, zodat je aan je eigen meldplicht kunt voldoen.

MeetAct is (nog) niet ISO 27001-gecertificeerd. Een kwetsbaarheid gevonden? Meld het aan security@meetact.nl. We reageren binnen 3 werkdagen en houden je op de hoogte.

• Automatisch advies. De scan, meldingen en adviezen worden automatisch gemaakt op basis van de beschikbare data: openbare bronnen (BAG, EP-Online, CRREM, het WEii-protocol), wat je zelf invult en wat je laat meten. Ze zijn indicatief; je kunt er geen rechten aan ontlenen.
• Juiste invoer, juiste uitkomst. MeetAct is niet aansprakelijk voor conclusies die voortkomen uit onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens, ook niet als die uit een externe bron komen. Controleer belangrijke beslissingen altijd bij de bron.
• Actueel. We werken de normen, rekenregels en wetgeving regelmatig bij met de nieuwste ontwikkelingen in de markt. Bij elke scan staat met welke versie is gerekend.
• Externe bronnen. De koppelingen met onder meer de BAG, EP-Online en de WEii zijn afhankelijk van die diensten en hun beschikbaarheid. Is een bron tijdelijk niet bereikbaar, dan kan informatie ontbreken; MeetAct laat dat dan zien in plaats van te gokken.
• In ontwikkeling. MeetAct is volop in ontwikkeling. Er komen wekelijks verbeteringen en nieuwe functies bij. Mis je iets of gaat er iets mis? Laat het ons weten via support@meetact.nl.
• Geen vervanging. MeetAct vervangt geen energielabel, energieaudit, EML-rapportage of advies van een installateur of adviseur.

MeetAct · KvK 80903851 · btw-id NL003265268B72 · Eenkoorn 8, 9751 WJ Haren (Gn)
Vragen en verzoeken: support@meetact.nl · Privacy: privacy@meetact.nl · Beveiliging: security@meetact.nl

Bijgewerkt op 7 november 2026. Veranderen we iets belangrijks, dan laten we het je per mail weten voordat het ingaat.